Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist mit großem Abstand die beliebteste Gesellschaftsform – auch und gerade für Klein- und Mittelbetriebe, wo jeder jeden kennt. So wie auch in einer guten Ehe, kann manchmal auch in einer GmbH der Haussegen zwischen den Geschäftsführern oder Gesellschaftern untereinander aber auch zwischen den einzelnen Organen schief hängen. Es gibt jedoch Verhaltensmuster, die konfliktprophylaktische Wirksamkeit entfalten und bereits entstandene Konflikte zumindest beruhigen. Und es gibt Verhaltensweisen, die genau das Gegenteil bewirken…
Erfolgsfaktoren für die Konfliktvermeidung bzw. Lösung bereits bestehender Konflikte sind insbesondere:
• Kommunikation der wechselseitigen Wertschätzung;
• Man kann in der Generalversammlung auch einmal sagen, was der Geschäftsführer gut gemacht hat
• Der Geschäftsführer kann sich die Gesellschafter im Regelfall nicht aussuchen - die Generalversammlung den Geschäftsführer allerdings schon: Festlegung eines Anforderungsprofils in qualitativer Hinsicht sowie eine Stellenbeschreibung
• Vereinbarung eines dienstrechtlichen Ansprechpartners aus dem Kreise der Gesellschafter oder anderer Organe (zB Aufsichtsratsvorsitzender, Beiratsmitglied)
• Vorgabe von klaren Regeln, nach welchen Grundsätzen die Geschäftsführerberichte (Quartalsberichte) zu erstellen und vorzulegen sind Vereinbarung eines Kataloges Zustimmungspflichtiger Maßnahmen und Rechtsgeschäfte
• Festlegung eines klaren Informationsdesigns zwischen Generalversammlung und Geschäftsführung
• Vereinbarung einer Ressortverteilung zwischen mehreren Geschäftsführern
• Alle Rechtsgeschäfte zwischen der GmbH und den Geschäftsführern sind zustimmungspflichtig. Ausnahmen: Auszahlung vereinbarter Vergütungen, Reisespesenersatz im üblichen Ausmaß und Durchführung bereits genehmigter Vertragsbeziehungen
• Gleichbehandlung aller Gesellschafter im Hinblick auf ihre Vermögens-, Stimm- und Informationsrechte unabhängig von ihrem Beteiligungsausmaß durch die Geschäftsführung
• Vereinbarung einer Satzungsklausel, wonach auch bei einer gemeinsamen Vertretung jeder Geschäftsführer berechtigt ist, eine Generalversammlung einzuberufen
• Zeitgerechte Erfüllung aller Vermögenswerten Pflichten durch jeden Gesellschafter, um der Geschäftsführung die zwingend im GmbHG normierten Sanktionen zu ersparen
• Überwachung des kollegialen Verhaltens und der Beschlussfassungseffi-zienz mehrerer Geschäftsführer durch die Generalversammlung
• Vereinbarung klarer Zielvorgaben für die Geschäftsführung
• Mögliche Bildung von Koalitionen und Gesellschafterstämmen bereits bei der Verfassung der Satzung vorsehen
• Rechtsgeschäfte zwischen der GmbH und ihren Gesellschaftern bzw deren nahen Angehörigen bedürfen vor ihrem Abschluss der Zustimmung der Generalversammlung
• Beachtung allfälliger Stimmverbote
• Trennung zwischen Sach- und Beziehungsebene
• Vereinbarung einer Mediations- und Schiedsgerichtsklausel und bedarfsgerechte Anwendung dieser Konfliktlösungsinstrumente
• Unterschiedliche Sichtweisen auch einmal stehen lassen
• Akzeptanz und Beachtung der Minderheitenrechte durch den/die Mehrheitsgesellschafter
• Wahl eines konsensorientierten Vorsitzenden mit entsprechender Persönlichkeit und Moderationserfahrung durch die Generalversammlung
• Aufrechterhaltung einer positiven Beziehungsebene (zB gemeinsame Mahlzeit nach der Generalversammlung, Übermittlung von Geburtstagswünschen)
• Möglichst zeitnahe Erfüllung aller vermögenswerten Pflichten durch die Gesellschafter nach Errichtung der GmbH (zB Volleinzahlung der Stammeinlagen)
• Beiziehung von externen Beratern im Konfliktfall
• Ordnungsgemäße Einladung, Abhaltung und Protokollierung der Generalversammlungen und ihrer Beschlüsse sowie Übermittlung einer Beschlussabschrift
• Einvernehmliche Bestellung der Geschäftsführung bei personalistisch strukturierten Gesellschaften
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